Privacyverklaring
KennisHub AI maakt bedrijfskennis beschikbaar via interne assistenten, publieke chatbotpagina’s en websitewidgets. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
Wie is verantwoordelijk?
KennisHub AI is een product van Studio Tomas. Studio Tomas is gevestigd aan Beeken 12, 5563 VE Westerhoven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86952994.
Voor gesprekken met een chatbot en achtergelaten contactgegevens is de organisatie die de betreffende chatbot aanbiedt doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. Studio Tomas verwerkt deze gegevens via KennisHub AI in opdracht van die organisatie. Voor account-, beveiligings- en facturatiegegevens van KennisHub AI-gebruikers is Studio Tomas de verwerkingsverantwoordelijke.
Welke gegevens verwerken we?
- accountgegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres en organisatie;
- chatberichten, antwoorden, feedback en technische gespreksinformatie;
- contactgegevens die een bezoeker bewust achterlaat, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer;
- technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en misbruikpreventie, waaronder tijdelijk gebruikte IP-adressen;
- gebruiks- en facturatiegegevens, zoals tokenverbruik en credittransacties.
Waarom verwerken we deze gegevens?
We gebruiken gegevens om vragen te beantwoorden vanuit gekoppelde kennisbronnen, contactverzoeken door te sturen, accounts en betalingen te beheren, misbruik te voorkomen en de betrouwbaarheid van de dienst te bewaken.
Taalmodelproviders
Afhankelijk van de profielinstellingen kan een taalmodelprovider worden gebruikt om een antwoord te genereren. De beheerder kan het standaardmodel van KennisHub AI of een eigen provideraccount gebruiken. Alleen gegevens die nodig zijn voor het beantwoorden van de vraag en de relevante kenniscontext worden daarbij verstuurd.
Bewaartermijnen
Chatgesprekken en bijbehorende contactgegevens worden standaard maximaal 90 dagen na de laatste activiteit bewaard en daarna automatisch verwijderd. Een accountbeheerder kan gesprekken eerder verwijderen. Administratieve gegevens worden bewaard zolang het account actief is en daarna alleen zolang dat wettelijk of voor de afhandeling van verplichtingen nodig is.
Beveiliging
We gebruiken onder andere accountafscherming, toegangscontrole, requestlimieten, versleutelde opslag van gekoppelde API-sleutels en beveiligde verbindingen. Alleen bevoegde gebruikers van de betreffende organisatie kunnen hun gesprekken beheren.
Cookies en gebruiksanalyse
Met jouw toestemming gebruikt KennisHub AI Matomo voor gebruiksanalyse. Matomo plaatst dan analytische cookies waarmee we onder meer paginaweergaven en conversiestappen kunnen herkennen. Zonder toestemming starten we de meting niet en plaatsen we geen analytische cookies. Je keuze wordt lokaal in je browser opgeslagen en kan op ieder moment worden gewijzigd.
Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Neem bij een chatbotgesprek eerst contact op met de organisatie die de chatbot aanbiedt. Voor KennisHub AI zelf kun je contact opnemen via support@kennishub.ai.
Deze verklaring beschrijft de technische standaardinrichting van KennisHub AI. Organisaties die de chatbot inzetten kunnen aanvullende informatie of eigen privacyvoorwaarden hanteren.